【译】2016亚洲企业差旅开支管理的五大趋势

　　由于全球经济放缓和上年经济的拖累，企业在2016年会有不小的挑战。所以，优化预算、节省开支就变得非常要紧了。

　　企业想要保持竞争力，就要考虑采用自动化的差旅开支管理系统，这样就可以帮助企业节省开支、加速处理流程、交易过程透明化、提高效率。

　　受Concur委托，CFO Innovation Asia做了一项调查研究，通过发掘的大量数据，探究企业应该如何通过差旅开支管理系统自动化来优化开支。

　　采用移动科技实现随时随地管理差旅开支

　　该调查显示，整合移动科技和差旅开支管理系统在亚洲还有待开发，61%的受访企业表示尚未实现移动管理差旅开支。

　　企业正朝着这个方向发展。大多数企业已经允许通过智能设备审批流程，引入了扫描并上传收据实现报销的流程。中国在这方面遥遥领先，57%的受访企业表示已实现了这种流程。

　　这项调查显示，通过移动设备管理差旅开支流程有诸多好处。例如，方便、快速、流畅。用户对自动化差旅开支系统非常满意，用户可以随时随地用手机管理主要开支、差旅、发票等相关事务。

　　这样可以实现快速提交收据然后及时得到报销款。对于员工和老板来说，移动管理更好地保证了差旅开支的透明性。

　　通过数据分析实现差旅开支流程的完全透明

　　企业要处理的数据量不断增长，尤其是每天的财务和交易信息迅速增长，这时采用分析工具就非常必要了。

　　差旅开支管理需要严格的监督，以便企业管理全部开支、避免欺诈行为。

　　Concur调查显示，财务决策者最常核查的项目是：一、潜在的欺诈行为;二、违反《反贿赂法》及其他违法行为;三、供应商回扣和批量采购折扣。

　　大约50%的亚洲企业未能获取这些关键的信息，也就是说急需专业的分析工具来及时发现欺诈行为和实现透明化。

　　合适的差旅开支商业智能工具可以保证供应链的透明度，确保符合公司规定，可以减少差旅开支的费用和报销时间。

　　2016年采用商业智能的差旅开支系统的企业将会大幅增长，这样主管、经理、员工可以预防潜在的欺诈和违规行为，也能更好地管理预算和更精确地预测开支。

　　使用全自动差旅开支系统提高生产效率

　　该调查显示，超过半数的亚洲受访企业打算采用全自动差旅开支系统，淘汰人工或半自动系统，例如淘汰电子表格软件和电子邮件等。

　　超过61%的中国企业和平均52%的亚洲企业，升级到全自动系统的意愿强烈。这是由用户体验推动的。已经采用全自动流程的企业高管对系统本身的特点很满意，如交易完全透明、及时汇报、符合公司规定和法律法规，这对亚洲企业来说很重要。

　　差旅开支管理自动化系统将逐步引入企业，以便员工有时间适应。全自动系统可以满足企业监督所有差旅开支流程、清楚明了、实时无缝监测欺诈行为。

　　这样反过来对工作流程也会产生积极影响，提高整体效率。

　　所有财务数据在整个流程都透明

　　传统的企业有众多的管理层级和团队、不同部门和职能、甚至有不同的办公室，这样就产生了大量开支，需要有效的追踪。

　　这就需要无缝融合差旅开支系统和已有的企业管理软件，例如财务系统和ERP企业资源计划系统。整合以后就可以实现企业的差旅开支数据和ERP数据实时自动更新。

　　整合差旅开支和关键的企业系统或软件，可以为企业带来巨大的效益，可以联结主要的企业开支、多样化的差旅形式、以及正在旅途的团队等等。

　　财务数据高度透明能为企业带来诸多效益。随着企业的全球化，许多企业将会整合部署差旅开支和其他系统，以便更好地掌握交易情况、提高运营效率、优化工作流程、管理企业总体开支。

　　提高最终效益

　　商务差旅是企业总收入的重要组成部分，受管理差旅主管偏好的影响。便利性是商务差旅的最主要因素，在企业的总开支中起重要作用。

　　Concur的调查显示，亚洲企业的差旅开支在预算中占比不小，70%的亚洲受访企业的差旅开支占企业收入的5%。18%的亚洲受访企业的差旅开支占企业收入的5%~10%。

　　全自动化系统可以帮助企业改善财务状况，通过减少流程花费、降低各项开支实现大幅节约成本。

　　本文由劲旅网译自 cfoinnovation.com

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